Dossiers de Soins
Fonctionnement

Fonctionnement général

L'idée des Dossiers de soins de CalendrIDEL est simple : permettre un accès direct et à jour des Dossiers de soins infirmiers sur tous supports informatiques, n'importe quand (pourvu qu'on ait du réseau !) et de façon claire et rapide, pour permettre à tous les professionnels concernés de les consulter et de les remplir à chaque instant.

🏥 Le lien avec les Cabinets

L'utilisation des Dossiers de Soins est basée sur les Cabinets de CalendrIDEL, et notamment leurs 📅 Plannings. De fait, tous les individus d'un même Cabinet sont susceptibles d'accéder aux Dossiers de Soins de ce Cabinet, et seulement eux !

Ainsi, par défaut :
> Le rôle de chaque individu dans le Cabinet détermine sa possibilité d'action et d'accès aux Dossiers de soins.
> Alors qu'un·e titulaire peut y accéder n'importe quand et voir toute la patientèle, un·e remplaçant·e peut y accéder seulement si un jour de travail est prévu dans les 3 semaines autour de la date du jour, et un·e remplaçant·e ponctuel·le ne peut y accéder que si un jour de travail est prévu dans les 3 jours autour de la date du jour, et n'a pas accès aux patients dits "inactifs".

Les périodes de travail du Planning sont donc déterminantes pour l'accès aux Dossiers par les remplaçant·e·s, mais également pour la complétion des Dossiers de soins en eux-mêmes : en effet, les réalisations de soins notamment sont "cochables" seulement pour les jours de travail : par exemple si vous ne travaillez pas le lundi 13 mars, vous ne pourrez pas en cocher les soins, que vous soyez titulaire ou remplaçant·e.

🛡️ Sécurité

Les Dossiers de soins sont protégés de plusieurs façons :

  1. seules les personnes du Cabinet lié aux Dossiers de soins peuvent accéder à ces derniers
  2. il est nécessaire d'entrer un code PIN de 4 chiffres pour accèder aux dossiers de soins, puis tous les X temps d'inactivité : ceci permet de protéger les informations des Dossiers de soins si votre smartphone ou ordinateur venait à tomber entre de mauvaises mains
  3. un filtre apparaît également par dessus les dossiers de soins au bout de quelques minutes d'inactivité, pour éviter d'attirer les regards indiscrets
  4. les données et fichiers sont hébergés sur un serveur agréé "HDS" (hébergement de données santé), critère indispensable pour stocker des données de santé
  5. ajoutons qu'en plus de l'utilisation d'un tel hébergement, les données permettant d'identifier directement le patient sont chiffrées (et donc illisibles en base de données, et seulement déchiffrables par les individus du Cabinet)

N'oubliez pas que le dernier rempart de sécurité, c'est vous-même. Ne laissez pas vos appareils entre les mains d'inconnus, ne laissez pas trainer vos mots de passe et code PIN, bref : sécurisez la sécurité. Même si CalendrIDEL met tout en place pour protéger vos données, vous êtes un maillon essentiel de cette protection.

🔨 Composition de l'outil

L'outil des Dossiers de Soins de CalendrIDEL se compose de plusieurs parties, toutes liées entre elles :

  • 😷 les dossiers de soins de chaque patient, qui comportent toutes les données du patient que les professionnel·le·s ont pu indiquer :
    • identité, coordonnées, mais aussi professionnels prenant en charge le patient (comme le médecin traitant, la pharmacie, ... avec toutes leurs coordonnées)
    • soins réalisés au patient, en cours, à venir ou terminés
    • suivi de la réalisation des soins avec un diagramme de soins rapide et facile à remplir, pour être rempli même au cours de la tournée
    • relevé des constantes et paramètres vitaux, avec un tableau ainsi qu'un graphique/diagramme pour une visualisation plus aisée de l'évolution de ces données
    • transmissions écrites, avec des cibles, des "niveaux de priorité" pour que les transmissions les plus importantes ressortent par rapport aux autres, mais aussi la possibilité de répondre directement à une transmission par une autre
    • fichiers médias (pdf, images) pour y glisser les ordonnances, courriers médicaux, résultats d'examens, photographie de plaies, ....
    • taches à réaliser pour la prise en charge de ce patient, avec des dates de réalisation (ordonnance à récupérer, rdv à préparer, soin sporadique à prévoir...)
    • et la possibilité de lier toutes ces données entre elles pour qu'elles soient facilement recoupables les unes aux autres !
  • 📇 le répertoire professionnel dans lequel sont listés tous les professionnels dont vous avez enregistré les informations : médecins généralistes, pharmaciens, kinésithérapeutes...
    L'enregistrement de nouveaux professionnels est d'ailleurs facilité par le recoupage des fiches professionnelles entre les dossiers de soins des différents Cabinets : si vous commencez à enregistrer la fiche d'un médecin déjà connu ailleurs, il vous est proposé d'en recopier les informations d'un simple clic !
  • 🗓️ l'agenda permettant d'afficher quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement la liste des soins en cours, avec une large possibilité d'interactions :
    • consultation rapide des coordonnées des patients
    • consultation rapide des informations des soins
    • validation des soins réalisés
    • décalage des RDV
    • ajout rapide de nouveau patient et/ou de nouveau soin
    • possibilité d'extraire en pdf la liste des rdvs et donc de pouvoir l'imprimer au besoin, ou l'envoyer à ses collègues
    • ...
  • 📋 les dernières transmissions qui regroupent les transmissions publiées, les patients ajoutés et les soins créés depuis votre dernier jour de travail, pour pouvoir consulter facilement toutes les nouvelles fraîches sans avoir à faire le tour de tous les dossiers
  • ✔️ les suivis de soins qui permettent de passer d'un diagramme de soins d'un patient à un autre dans leur ordre de chronicité des soins : d'abord les patients "chroniques", ensuite les patients "ponctuels" puis les patients à la prise en charge "sporadique"
  • ⏰ les tâches à réaliser, liées à un patient ou non, permettant un rappel de ce qui doit être fait et avec quelle échéance (récupérer une ordonnance, facturer une prise en charge, ...) et par qui : titulaires, remplaçant·e·s, etc
💰 Tarification

Disons les choses clairement : la mise en place et le maintien d'un tel outil nécessite de nombreuses dépenses, ne serait-ce qu'en investissement de temps mais aussi et surtout en sécurité.

En effet, les données de santé faisant partie des données sensibles, celles-ci doivent être protégées au mieux, et notamment être hébergées sur des serveurs spécialisés, sécurisés et agréés "HDS" (hébergement de données santé). Cela a un coût non négligeable, et plus l'outil est utilisé, plus les données sont nombreuses, plus les coûts d'hébergement et de maintenance augmentent.

Ainsi, contrairement à tous les autres outils proposés, les Dossiers de soins représentent le premier outil payant du panel d'outils proposé par CalendrIDEL.

Rappelons-le : je suis moi-même IDEL, et j'ai donc la prétention de penser que je suis conscient des charges qui nous incombent au quotidien, et de ce que peut représenter ENCORE un outil payant à ajouter à tout cela.

C'est pourquoi j'ai décidé de partir sur un tarif unique sous forme d'abonnement mensuel, sans engagement de durée ni évolution tarifaire dissimulée, qui incombe seulement aux IDEL installé·e·s.
En effet, je sais ce que pourrait représenter un tel abonnement pour les IDEL remplaçant·e·s qui, parfois, n'auraient à utiliser l'outil qu'une ou deux fois par mois voire moins : l'envie d'investir dans un abonnement n'existerait pas, et les Dossiers de soins infirmiers ne pourraient donc pas être correctement remplis.
Dans une volonté d'obtenir un outil utilisable au quotidien de façon cohérente et pour qu'il soit pleinement rempli, et sous réserve de pouvoir prouver son statut via une autorisation de remplacement à jour, l'accès au service est offert aux IDEL remplaçant·e·s. (Bien sûr, il est toujours possible de souscrire à l'abonnement payant même en tant que remplaçant·e si on le désire.)

En résumé :

  • Pour les IDEL installé·e·s : 9€/mois sans engagement de durée ni augmentation tarifaire au cours de l'abonnement
  • Pour les IDEL remplaçant·e·s : accès offert sous réserve de prouver son statut via les autorisations de remplacement

Cette partie est en cours de développement et sera vite complétée.

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Le statut titulaire représente les titulaires et collaborateurs du cabinet.

Les statuts remplaçant et remplaçant ponctuel représentent les remplaçant·e·s du cabinet ; dans le second cas, l'utilisateur·trice n'a accès qu'à ses propres données et ne peut donc pas consulter les périodes des autres individus du calendrier.

Sont répertoriés ici tou·te·s les remplaçant·e·s, y compris les "remplaçant·e·s ponctuel·le·s" qui ont des dates ce mois-ci (s'ils/elles n'ont aucune date attribuée pour ce mois, ils/elles n'apparaissent pas dans la légende).

Sont répertoriés ici tous les calendriers où vous êtes remplaçant·e, y compris ceux où vous êtes "remplaçant·e ponctuel·le".

Les lignes de remplacement n'apparaissent sur le calendrier que si vous avez des dates dans le mois affiché.